今回は、突如必要になった「アポスティーユ認証」というものを取るために行った、申請の手順や事前に知っておきたかったことを書いています。
このページに辿り着いた人は、アポスティーユ認証を取る必要がある人だと思うので、アポスティーユ認証についての詳しい説明は省きます。
超絶大雑把に説明すると、日本で発行した書類などに「本物です！」と外務省のお墨付きをもらうことデス。
書類の種類にもよりますが、書類さえ用意できていればそんなに難しくはありません。
公文書か私文書かで流れが異なる
- 公文書はそのまま外務省に申請
- 私文書は「公証役場」→「法務局」→「外務省」の3か所で処理が必要
※地域によっては、3か所を回らずに済むワンストップサービスが利用できる。
※ワンストップサービス対象地域：北海道（札幌法務局管区内）、宮城県、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府、福岡県
公文書とは？
日本のお役所で発行した書類です。
戸籍謄本や納税証明など、必要な書類は海外でどんな手続きをするかで変わりますが、役所で発行したものは全て公文書です。
それ以外（役所発行でないもの）は全て私文書。
そして！翻訳文が添付された公文書は「私文書」扱いになります。
事前に知っておきたかったこと
私文書の場合に行く必要のある「公証役場」は地域の法務局の近くがイイ！
※法務局の支所や出張所ではなく【法務局】。
近くであれば、公証役場で作成した書類をその日の内にそのまま【法務局】へ持ち込むことができます。
法務局が遠く郵送で処理を行う場合や、ワンストップサービスの対象地域なら家の近くの公証役場がオススメ。
※ワンストップサービス対象地域：北海道（札幌法務局管区内）、宮城県、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府、福岡県
アポスティーユ認証を取る
公文書の場合はそのまま外務省へ申請書と一緒に郵送すればOK。
１．私文書の認証を取る→公証役場に行く
私文書の場合は、まず「公証役場」へ行き、認証（証明）を受けます。
実際どのような認証を受けるかは、書類の内容によって異なります。
私の場合は、
- 海外の諸手続きを代理人を通じて処理するための委任状
- 証明が必要なのは【委任状に私自身がサインをしたこと】
なので、公証役場へ出向き、委任状にサインをするところを公証人に見届けてもらい、「確かに本人がサインをしたのを見届けました」という認証書類を作ってもらいました。
さらに、その「見届けました」書類を海外に提出する必要があるため、英語に翻訳した認証書類の作成もしてもらいました。
作業によって費用は変わりますが、私は今回、合計9500円でした。
ワンストップサービスの対象地域なら公証役場で処理を済ませるだけでOK！
その後の法務局と外務省でのアポスティーユ認証取得まで一括でできるようになっています。
※ワンストップサービス対象地域：北海道（札幌法務局管区内）、宮城県、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府、福岡県
２．法務省で「公証人押印証明」を取る
次は、公証役場で作った書類を持って自分の地域の【法務局】に行きます。
※法務局でも支局や出張所ではダメ
※郵送でもOK
公証役場で作った書類が真実に基づいた書類である！という証明「公証人押印証明」を取るためです。処理費用は無料。
担当は法務局の「総務課」です。
「公証人押印証明申請書」に必要事項を記入して提出すると15分くらいでできます。
公証役場で作成した書類に「法務局長の証明書」がホッチキス止めされます。
※ホッチキスは絶対外さないこと！外すと書類が無効になります。
申請書の書き方などは法務局の方が親切に教えてくれます。
法務局へ郵送する場合
重要書類なのでレターパックを利用します。
- 認証書類
- 必要事項を記入した申請書
- 返送用のレターパック（送り先に自分の住所と名前を記入）
※半分に折って入れてOK
法務局へ電話をすると、申請書の書き方も、郵送での処理方法も、送り先も、かなり親切に教えてくれます。
３．外務省でアポスティーユ認証を取る
最後に外務省（東京or大阪）へ提出して「アポスティーユ認証」を取得！
▶郵送方法の詳細はコチラ：外務省ホームページ
窓口申請、受取りもできますが、即日発行はできないので郵送が便利。
申請書の記入方法や不明点は外務省に電話して聞きました。
- 認証書類
書類を留めてあるホッチキスは絶対外しちゃダメ！
外すと書類が無効になるので注意。公証役場や法務局の書類も全て送る。 - アポスティーユ申請書
印刷したPDFに記入をする、または、エクセルに直接入力して印刷したものを同封 - 返送用のレターパック（送り先に自分の住所と名前を記入）
4～5日で、同封した返送用のレターパックで、提出書類にアポスティーユ認証がホッチキス止めされて返ってきます。
※ホッチキスは絶対外さないこと！
これで完了👍
法務局と外務省の人がとても親切
今回、右も左もわからない状態で、さらに海外との書類のやり取りも発生するため、ひとつひとつ電話で確認を取りながら慎重に処理を進めて行きました。
その中でとてもありがたかったのが、法務局と外務省の対応でした。
とても親切！丁寧！
一度だけではなく、数回質問をしましたが、同じ質問にも丁寧に答えてくれました。
感謝デス✨
それに引き換え、公証役場と書類提出先にはがっかり( ;∀;)
聞きたいことに応えてくれないどころか、渋々提示してきた返答は間違っておりました。
まぁ、この辺は当たりハズレがあるし、自分の作業の範囲ではないと言うこともあるのでしょうが、どちらもプロで費用も発生するので全体像を知らないはずはなく、ちょっとどうなんですかねー、と憤ってしまった次第です。
アポスティーユ認証を取る理由は、国際結婚や海外で会社をするなど様々なので、この記事が役に立つ人は少ないかもしれませんが、参考になる方がいたら幸いです😊
